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信息综合加工方法漫谈

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zjxr0515 发表于 2015-5-12 10:05:57 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
      信息综合是指对大多数的原始信息加以提炼,进行必要的归类、计算、比较和分析,使其成为有价值的信息。通过信息综合加工,对收集到的信息进行比较、鉴别,经过去伪存真、去粗取精的处理,从杂乱无章、互不关联的信息中找出本质的、内在的联系,提高信息的真实性,增强信息的准确度,使收集到的原始信息变为高级的、更富有价值的、可供传递和反馈的信息。
* k* G. x; g( ?# v' C. u+ i, m- I/ d
1.信息综合的步骤
& [- w$ E' f* I0 U- N) G, _, M5 U$ Q信息综合是更具有创造性的信息整理阶段。它涉及信息的内容和形式等方面。
1 J# o1 y8 ^7 a/ t- S+ }9 a(1)充实内容。对相对零散、肤浅、杂乱而又有用的信息,弄清其性质、范围、意义和发展趋向,从而充实、丰富它的内容,使其成为完整、深刻和系统的信息。
2 x5 g. X* _! C(2)综合分析。对一段时间内获得的信息,秘书人员要从整体上进行系统的归纳、分类,做出定性、定量分析和判断。通过综合分析,往往能发现带有规律性的变化和倾向性的问题,对掌握全局情况、指导工作、预测未来有重要参考价值。
1 }/ @7 S6 a: C(3)提出意见。在综合分析的基础上,对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见,供领导参考。这是信息整理的重要环节,也是秘书信息工作的基本要求。秘书人员在信息整理过程中,要有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案,更好地发挥其参谋助手作用。" n9 [' z: _  ^
(4)对不完全的信息材料进行修正、增补,以及精加工。
6 h: M/ Y6 V8 b' K, A  P2 i- |* F  Y
2.信息综合处理的常用方式* ?# I% ^  E; S& `; r
综合处理信息有如下一些常用方式:
& i# h! P) q* Y0 \% k, I(1)根据信息所具有的兼容性,把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄,从而发掘事物整体的内在规律性。! M( n( ?; w  G& `- l
(2)把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来,系统地揭示事物的本质特征。( l, B/ x% |" G" ]" f
(3)对内容相互对立的信息,既要有保留发挥,又要有摒除否定,在表现内容对立的信息中探求实质。
5 s4 d: e7 ]1 k. D8 _! F0 o(4)对信息价值进行思考,做出合乎逻辑的推导和升华,达到举一反三、见微知著的效果。0 e, y; a8 {* n$ q
(5)在纷杂的信息中,选取能够反映事物总体特征的、具有代表性的个别信息,通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。( g  B( r! J' i2 @; D
以上诸方式可根据不同情况,灵活选用。
; D5 {" m& d9 q3 \& W1 ]4 o; c2 ?( ~3 u2 S& x( d+ K
3.信息综合应注意的问题8 M' ~% Q- h2 J- E( Q
(1)把握、消化初级信息。对初级信息的把握和消化,是撰写高层次信息的基础。因此要全面了解和掌握信息内容和其反映的问题。
2 L, x% d5 x8 U) z( T# K- g0 a(2)确定信息的主题。主题是高层次信息的中心与灵魂。首先,要从初级信息着手,提炼出其精华。可将初级信息分类排列,并对同一类信息所反映的相关内容进行综合分析,在此基础上确定高层次信息的主题。其次,可从信息的需要出发,确定主题。还可从同类情况、经验或问题中,发掘新问题,确立新颖的主题。
8 [# p8 u; F9 Z1 m. ^9 h(3)刻意布局。要考虑信息的构成、层次及每层的具体内容,考虑每层间的关系,通过对原始信息的逻辑分析,确定是使用并列结构还是递进结构或两者交替使用等。
7 r$ H% `1 C$ o+ L
6 b7 I0 [8 h* f# L! J4.信息编写方法
- U  C5 s* M1 f1 U6 A! b( @9 W+ {( h
/ f, b" x$ T) E; d(1)汇集法。这种方法是把许多原始信息中的资料按一定的标准汇集在一起。这种汇集不是漫无目的的简单堆积,而是要围绕一个主题,把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起,便于全面地反映一个主题或某一社会现象的基本状况。这种方法适宜于纵览一个地区、一个部门或整个国家某一方面的状况,在信息资料数量多、反映面宽的时候较为适用。! h* ]4 o) m- n& e. E( B: t, a* A) p
(2)归纳法。是将反映某一主题的原始信息资料集中在一起,加以系统地综合归纳,以便完整地、明晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求分类合理、线条清楚、综合准确,因而就要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表述能力,防止信息资料在归纳过程中产生变异。- J: I( j/ p, X: W
(3)纵深法。即从纵的方面,按原始信息资料提供的某一主题层层逼近,按某一活动的时间顺序,或按某一事件的历史进程深入进去,以搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料,也需要充分利用早已存储的信息资料,进行对比分析,以揭示某一事物的发展变化特征。+ N. e) T) J- Y9 ?2 ?( v
(4)连横法。按照某一主题的需要,把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面连接起来,做出比较分析,形成一个新的信息资料。采用这种方法应注意的是:来自不同方面的信息要具有一定的同质性,否则就不具备可比性。同时还应注意选择最能说明主题的信息资料。
) |, J$ W' I' q, F(5)浓缩法。通过压缩信息资料的文字篇幅,以达到凝练主题、简洁行文的目的。使用浓缩法时,首先要使主题集中,即一篇信息资料只表达一个中心思想,阐明一个观点。其次要压缩结构,减少层次段落,删去多余的过渡照应。再就是要凝练语言,选用最精辟的词语来简明扼要地表达深刻的含义。4 E' q( |4 U# S5 J; `
(6)转换法。原始信息中若有数据出现,则应把不易理解的数字转换为容易理解的数字。使用转换法时要注意:一是要找出合适的转换对象,转换对象之间要有可比性;二是转换对象要通俗易懂,不能越转换越深奥,使人不得要领。6 j' Q) F  _( n% e7 Q. b
(7)对比法。即用比较的方法强烈地反映出事物的变化特征,对比法包括纵、横两种比较方法。
+ l1 a& W) o' M. x* n; ^1 p9 {(8)图表法。如果原始信息资料中的数据有一定的规律性,可以将数据制成图表,使人一目了然,既便于传递,又便于利用。# _4 ~- x" F5 V1 p* k' H4 e

1 n/ Z+ p+ a+ G$ N/ ~6 X% g信息编写的方法是多样的,除了上述几种外,还有专题分析法、综合分析法、预测分析法等。各种分析方法在实际工作中常常交叉运用,很难截然分开。综合地使用各种方法,可缩短信息加工时间,提高信息的质量。在编制中要讲究多样性,根据不同需要者的不同要求而有所变化。书面材料有快讯、简报、调查报告等,还可以编制成音像信息资料,如影视片、录像、录音等,还可建立信息资料陈列室、阅览室,供需求者查阅或借阅。7 c. o* y9 O, Z2 ^  _3 f

3 h, h% p2 |& x) f5.信息编写要注意的问题% V- y; h. {( N( H
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