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3 Q9 V1 t, H0 \1 P5 \) M. V, cmso-font-kerning:0pt">2012 3 x9 z) a8 B3 o J) I
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容3 u5 ~& d' @$ R+ O5 t2 Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! y4 \( _0 R) Y
8 T$ @# W1 c% B6 y5 d5 Q
( _7 m) z. S5 F4 m6 d( i4 umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。5 I/ g$ `3 D. O3 A, N3 Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 w) W% ^: w; d9 L4 `4 l: \) Z! b' Z7 V! X; x5 {
# S% X. ~4 k, _1 c- [mso-font-kerning:0pt">1. |' w9 q; }& ]; ~' Q9 j: F* \4 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 * E% X4 D3 E& D$ m7 i8 U6 G
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mso-font-kerning:0pt">2. 8 U) i7 E" {8 \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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) c, f- x. y& ~ u$ J7 }* jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。, {6 C5 F* [3 u, ?$ S. G
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " K: c/ W, P: a& \* V
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 R U5 ^% `5 k! t! S5 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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" b8 {' C: n& N9 D! Y$ W$ E$ w; bmso-font-kerning:0pt">2. ; D9 t/ T: M5 b# n3 C2 s) _$ }/ t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ( @% U# C/ G8 J: Y
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mso-font-kerning:0pt">3. 2 n* n- Z. G- | G$ w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 0 l, A' q8 `% Y7 b% K+ ^4 R
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;, U8 `" e7 |0 P H5 B2 B* J& p! g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 M- m4 e Z: Z+ a5 J. }
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8 R- U& s# P6 ?# O1 ]2 q5 E& f/ B/ @9 v2 {7 d9 f- G
: ]. y$ V2 ^2 }mso-font-kerning:0pt">1. * p' @3 j( ~" O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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' _6 k8 s7 r; X* Dmso-font-kerning:0pt">2. 8 ^- v8 r: H" ]/ A/ [. n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. # d0 R8 e* ]8 Z1 b) f. t$ B; Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 6 N5 x* q1 H* e3 q" ?6 ^& g: T
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. Y" n& X3 Y) ]* d+ [. B) u
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。5 t0 [: R) o# C) ^4 u$ m% Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; L8 \& `6 S5 m) s8 n& n
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I5 U! K) I# s6 y3 Y1 Wmso-font-kerning:0pt">1. % L) @6 b9 S i4 t* \2 E) Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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4 E$ K Y) T2 w, _" j4 ~; v# P1 y ]- U: E' O Rmso-font-kerning:0pt">2. % [% ^& h2 u, s# j! G; r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. * F+ B1 C2 W7 S% a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 l1 _+ l& Q! Qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
) j* L2 N; ^' ]- m3 d! x* c' L0 b0 H6 K7 ~* w. X3 W
% E& g0 S- F' Fmso-font-kerning:0pt"> & K' l( R! J: C7 S3 a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) T) {6 ~2 g+ P2 K0 g
- L2 u, t4 ~" K2 a; p( L0 w3 B" m2 L/ H5 T' o# Yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考- \! A; J( ?3 ]2 Q8 n
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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, u' x, k5 [! _! |$ q5 t12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:& U0 o: {2 W. ?$ d! V# S, o1 M
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
% Y% K( n' a' D; }/ v# D: o0 gAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & V3 F7 f+ H o4 W5 y% ~2 B- _color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:/ Q, F3 r8 F* U/ T9 h% H
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