一段：发通知$ A6 ?( P$ H7 X. u; S
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议8 W9 E; t5 }3 ]+ B
1 r0 m& T, N% m% X4 S1 n二段：抓落实
, ?9 ]* T) g O3 _ m发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到7 }4 |+ G8 J) ^+ x3 ~
" ^% N8 I- M; o9 M& {, Q三段：重检查1 c1 S5 K. l, r6 o
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间* E9 k: a1 k* a4 G7 L- W
: Z4 t4 g1 r. k" T. x四段：勤准备
* B* r& j# r% G9 a发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议+ R, F+ a5 K$ A* R# a" J
$ R) x$ o0 F5 c5 n* P五段：细准备
$ i1 `. q+ S3 r7 A( K# g发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）7 A; o* j0 u6 Z& M! ^/ j$ _2 i8 n
5 X& _* |9 Z! x6 F( z8 F J5 @六段：做记录. I9 ?9 z b7 c6 A) K6 U
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录% X5 D- O7 E; K8 h; \; B. g
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员* v x; ~+ P4 N' ]8 f
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八段：定责任
# B' R8 i1 ^; Q" _将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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7 O" i2 q% v+ Y8 p, d& F九段：做流程9 z# I3 v( R9 G4 V
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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