一、公文的结构形式
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大家知道,写字讲究间架结构,结构不合理,搭配不妥当,字就写的难看;建筑工程也讲究结构,结构不正确,不严密,就不安全、不实用,也不美观。同一道理,公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础,也是写好公文的前提。综合分析各类公文,我认为:任何公文都有开头、主体、结尾三部分组成,结构上可以用三种形式来概括:
* X/ F% Z, _4 z+ f9 e: `' j 一是篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。
4 p. K2 j& l% b" f& b2 l# y3 K 二是分段式。一篇分几个段落,每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。
0 ?/ y* J: U3 @3 ] 三是分项式。多见于内容广泛,篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。1 ^* f9 B% H2 b6 _9 B- D
如何安排结构呢?一般来说,应注意以下三个原则:
- U3 p; D& E- t8 M! ?) C4 s 1、联系性和层次性。公文各部分和段落之间,应按内容是否有联系或者是否属于同一层次来临行安排。一般都是先把目的、意义讲清楚,而后把什么事、怎么做、有哪些要求分层写清楚。
u5 _' ^, N+ q# ]; X 2、专一性和完整性。也就是说公文的每一段落、每一部分内部的内容应该是专一的、完整的。不能正说这一种工作时,有扯到另外一件工作。说宣传就是宣传,要经费就是要经费,不能混写。
4 [7 b) o4 J' x4 Q" { 3、条理性和固定性。公文不需条理清楚,有主有次,有先有后,具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多中,体现在公文中,都有内部习惯排列。如残联的文件,都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件,是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的,颠倒了就乱了
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+ ^7 c5 T8 U. `6 n: L+ B 二、公文写作布局要点
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了解了公文的结构,在谋篇布局时,就可以从其结构的三部分考虑,再加上一个主题,所以布局的要点有四个。
1 F) { f) [; \' y 1、确定主题$ j3 R5 G9 _5 h3 d. {& ~" r2 T# m7 _1 g$ @
每件公文都有一个主题,这是这件公文的灵魂,公文要表现什么思想,说明什么问题,集中体现在主题上。主题是否正确,是否深刻有力,关系的这件公文的成败。写公文只有确定了主题,才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此,选准、选好主题是需要首先考虑的。
1 j: X; u) U; d l0 V那么,如何确定主题,确定的依据是什么?结合学习有关公文的著述和自己在实践中的体会,我认为有三个方面:
7 v9 S1 w) K+ O7 R4 b 一是根据形势的要求。文件的主题必须符合当前形势。这个形势就是当前党和政府所提倡的政治、经济、社会发展的大政方针、政策。如2008年以前几年,“新北京、新奥运”就是北京大政方针文件的主题。现在,学习贯彻科学发展观是主题。* M. n0 u: e9 ~0 z
二是根据工作需要。单位在工作中遇到什么新情况,需要解决什么问题,是确定文件主题的主要依据。有些文件是为贯彻上级文件精神写的,有些文件是领导授意写的,那么,上级精神和领导的意图就是文件的主题。脱离了这些,写作必然失败。* f& S: z0 b( d; S/ Q, s
三是根据占有的材料。观点的形成,必须以材料为基础;主题不是凭空想出来的,没有丰富而充分的实际材料就无从谈起。要提炼出好的主题,必须熟悉所掌握的材料,认真分析,找出规律性的东西,找出统帅这些材料的思想观点。比如考察报告,有的人只写到了什么地方、看了写什么,却总结不出人家的新经验。这是什么原因呢?我分析,就是不了解自己和别人,对比不出好坏优劣,所以也抓不住主题。
& l' U- M+ X z! E 有了上面三条,在选主题时,还要注意两点,首先是主题要有思想高度。有高度主题才能深刻,才能吸引领导注意,使人受到启发。换言之才会得到领导重视。有些材料,往往带有一事多意的特点,提炼主题时,就要选择其中最有代表性、典型性的一意,不免数意并列。其次是主题要集中,一份文件只能有一个主题,不能多中心,比如报告一般是一事一报,请示是一事一请示。( `4 r+ m2 s0 g/ \2 `, a4 t
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2、确定标题# J) {) F7 m$ |! W& [! C2 u
$ \6 s @6 O8 o2 G标题是文件的眼睛。好的标题既能传神,显示主题,又能起到导向作用,把读者的注意力吸引过来。在机关工作中,领导那里各种文件、资料常常堆满案头,往往一个标题就能决定文件的命运。如果标题新颖、有震撼力,领导就可能立即处理,“题好一半文”就是这个道理。如果标题含义不清,领导就可能不注意,尤其是请示、报告一类公文,更需要有好的标题。+ m; i; y6 ~8 U8 D. {
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怎样才能拟好标题呢?
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( z2 d( X0 h( u( p5 a 一是根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如,该请示的问题不能用报告,这是人人都明白的,不会犯如此低级错误。但我也见过这样的标题:《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等,你看,这就把请示写成了指示、命令了。
& I' X" | t1 h4 j 二是根据文件格式确定标题。大多数文件,其格式就决定了标题的相对格式化,要求标题必须完整地体现文件规定的内容。如,请示、批复、报告、决定、令、通报、通知等,其标题组成是严格的。必须是《关于××的请示(批复、决定、报告、命令、通报)》的样式。这些可以称为格式式标题。无格式式标题,主要指简报、调查报告、会议报告一类,撰写者有自由发挥的天地,但也是需要一定的功力的。确定标题,要注意写实,要简明扼要,精炼贴切。1 X* L" V: z* {0 @9 e
0 R# }1 G2 a0 G2 ?+ s 3、确定开头' ~2 X' q* I8 q) d% Z5 @4 I
! \% w4 q0 i8 O9 U4 t# D 好的开头,是成功的一半。 |