(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中,记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程,反映了会议的全貌,是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档,作为研究资料保存起来,以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。
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(二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。
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1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成,例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。
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2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容:①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言,在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多,则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议,缺席人较多,则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。
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* k( [, {* ^2 |) Y 以上八项应各自单独成段。
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9 s" y9 y9 Q) M, q. E9 R 3、会议内容。这是会议记录的主体部分,主要包括:①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录,要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议,有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落,逐条写出决议内容。假如通过表决,还应记录表决情况,即有多少赞成票,多少反对票,多少弃权票。2 U# s" P5 V$ @7 m
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会议结束,记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。7 P9 t' ^/ d3 c5 r. |0 o
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4、署名。在全文结尾的右下方,由主持人和记录人分别签名,并注明会议散会时间。/ U9 p( ~. R" B- t8 D0 t3 R+ t
# a! i9 O" x: e4 g9 h (三)写作要领
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, h) U! J* Y; X& u# D, l5 U: | 1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意,如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等,不能违背发言人的意图,甚至曲解其观点。否则,将会给工作造成损失。
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