浅谈基层站所文秘人员应具备的基本素质

随着社会的发展和行业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不再仅仅是众人眼里“端茶送水”的角色，而是日渐升级为单位内参与管理的特殊助手。作为高速公路收费站这个特殊工作环境中的文秘工作者，正确的思想意识、丰富的文化知识、高质量的工作效率、扎实的工作能力以及优良的工作作风，已逐步成为一名优秀文秘人员所必须具备的五大基本素质。
0 g( y" V, E5 y
一、思想素质，做好文秘工作的前提。
9 j4 U, z9 U- @9 E7 v
' l7 ?( C# q- e要充分发挥好站所参谋助手作用，全力做好文秘各项工作，正确的思想意识决定着文秘工作的整体成败与好坏。坚定的政治意识、顽强的学习意识、强烈的责任意识、主动的服务意识是做好文秘工作的前提条件。
& M/ k* q$ z! B2 j+ o0 o: |3 ^（一）政治意识。坚定的政治意识是办公室人员的修身之道、谋事之基、成事之本，要发挥好参谋助手作用,秘书人员必须时刻保持清醒的头脑,在政治上、思想上、行动上与领导保持高度一致,牢固树立正确的人生观、价值观,提高政治觉悟,熟悉行业动向,通晓“上情”了解“下情”,注意研究领导关心和群众关注的重点问题、热点问题和难点问题,为领导科学决策提供参考,做到献策不决策、服从不盲从、用权不越权。
- k- {$ M. L' I, ?( R5 `# M6 N( Z（二）学习意识。学习是提高自身素质的最佳途径。一方面坚持“一线工作法”，深入基层实际调研,沉下去摸清情况,静下来思考问题,及时沟通“上情”“下情”，在实践中学习提炼；另一方面勤学多练、善思考。顺应形势发展需要，做个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人，在学习中自觉培养超前服务意识，做到真学、真懂、真用。
3 N8 G/ o3 y  o' S4 a5 O3 V- g（三）责任意识。古有云：不患无策，只怕无心。责任心不仅是思想认识问题，更是一种工作态度，作为站所文秘人员必须树立强烈的工作责任心，才会有做好工作的信心、决心和恒心。要把“难事办妥、急事办稳，好事办实、实事办好，杂事理清、繁事化简”，必然需要高度的责任感。工作中“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而瞎为，不以事难而畏为”，凡事从“小”、从“细”、从“微”做起，时刻牢记“做好的每件大事都是小事，做错的每件小事都是大事”的责任意识，才能把简单的事做得不简单，把平凡的事做得不平凡。
3 {# D, D: m2 z9 w: s（四）服务意识。无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作，还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转。作为站所文秘人员，一要全面准确把握领导的工作意图，包括其思路、措施、方法等，力求使各项服务举措与领导的思想合拍共进、同频共振；二要积极主动，有心干事、热心干事、用心干事,把每一件事考虑得更周全一些,安排得更细致一些,处理得更快一些,有条不紊,周密科学。凡事多问一些为什么、多一些角度看问题、多提供一些方案、多预测一些结果，借助经验和缜密思考推动工作；三要充分发挥智囊作用,努力吃透“上情”,通晓“外情”,明白“下情”,不断提高自己的认识能力、分析能力和预见能力,做到问题抓得准、看得清、谋得远,谋到点子上,努力提高为领导、为员工的服务水平。
" ?* u5 i" W2 w
二、文化素质，是做好文秘工作的基础。

博学多才，是对每个人素质的共同要求，也是共同渴求，但对于文秘人员来讲，这一要求就更高了。要做好文秘工作必然需要丰富的知识储备作为基础。
（一）基础知识。这是文秘人员必须具备的最起码的知识面，包括数学、天文、地理等自然科学基础和政治、历史、哲学、法律等社会科学基础两部分，基础知识越扎实、丰富，其工作潜能发挥就越大。
9 K+ P7 K' w  @3 z; _2 M/ z（二）专业知识。包括秘书专业知识和所在行业专业知识两大类。作为基层站所文秘人员一方面要着重掌握写作学基本内容，不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应文秘工作需要；另一方面也要熟稔本单位的行业专业知识，强化费收业务知识的学习，具备综合素质。
. S) @5 z& ?$ b+ I
三、高效素质，是做好文秘工作的核心。

9 B3 K5 Z$ Q& `7 P1 s8 v( J+ h* Q0 S工作效率是体现工作能力的重要表现，办公室工作大多具体、琐碎、内容多、范围广、头绪杂，文秘人员必须合理安排工作时间、统筹规划工作内容、与办公室其他人员团结协作，才能高质量高效率地完成各项工作任务。
' r; E( s: O& V5 T# ^5 \（一）统筹规划，合理把握工作节奏。“订计划、抓落实”是合理把握工作节奏的有效手段。一是要掌握适度观念，全面掌握情况实际工作情况，循序渐进、量力而行，既考虑客观需求，又考虑承受能力；既强调时间节点，又坚持质量标准，努力使各项工作健康发展、取得实效；二是要掌握辩证观念，突出工作重点。抓主线、定重点，知关节、得要领，辩证地看待和处理大与小、轻与重、缓与急的关系，避免绝对化和极端化；三是要掌握灵活观念，要根据情况变化和领导意图，及时调整计划，以高度的适应性和灵活性，保持工作的连续性。
（二）团结协作，齐心合力创佳绩。谚语：一人一双手，做事没帮手，十人十双手，拖着泰山走。说的就是团结的力量。办公室是个综合部门，很多事情都需要大家合力，作为站所文秘，必须树立整体观念，分工不分家，要有大局意识和主人翁意识，补台不拆台，团结为重，和衷共济、相互沟通、相互支持配合，充分发挥和挖掘大家的能力、潜力，才能确保各项工作有条不紊、扎实有效。
  n: I( Q' H( w$ i+ o（三）严谨细致，突出工作高效。办公室的工作千头万绪，要保质保量完成各项工作任务，文秘人员必须在 “快、准、严、细、实”上下工夫。“快”就是快速。即说即办、即办即结、决不拖拉。“准”就是准确。大到会议承办、材料组织、活动安排，小到日常沟通、反映情况、提供数据等，必须及时准确，毫不含糊。“严”就是严谨。即工作中的每一个细节包括沟通交流、说话汇报等，都力求严谨、严密提纲挈领，分清主次。“细”就是细致。无论办文、办会、办事，都要有不厌其烦的精神和一丝不苟的工作态度。“实”就是务实。写材料要求真务实、有理有据，绝不弄虚作假、夸大其辞。

% D& ^* ^/ W4 m: k' T' U0 N9 h% W四、业务素质，是做好文秘工作的关键。
1 S  f, e4 ]& }- _
. I& @" u5 |0 m4 x5 @5 J站所文秘人员的业务素质，主要是指其工作能力,即从事工作的实际本领，主要包括书面表达能力、口头表达能力、独立办事能力、组织协调能力以及学习创新能力。
: t" F$ l! w" Z( S: u/ ]! d. k. d（一）书面表达能力。就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式。写作各类公文、总结、宣传等材料是站所文秘人员最为经常性的工作，要完成好这项工作，就必须具备熟练的书面表达技巧和谋篇布局的文字运用能力，做到行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。
# W( \" |! N( V, ]9 D% Z（二）口头表达能力。语言表达能力是站所文秘人员开展工作的基础。无论是发挥协调组织作用，还是充当领导的参谋助手，上传下达、组织协调、沟通交流、信访接待等日常的事务性工作都离不开语言表达。口头表达能力的最基本要求，就是要做到口齿清楚，语调平稳，条理分明，中心明确。
' `+ C  \0 C; C+ n7 n（三）独立办事能力。办事是站所文秘人员一项经常性的基本工作。站所文秘人员能否较好地处理各种事务，解决份内问题，主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解上级领导决策意图、能善于调动自己的知识才能，敏锐观察和思索、能及时抓住事物的关键和实质，提出有效解决方案并圆满完成。
（四）组织协调能力。站所文秘人员经常要参与调研、收集信息。要做好内外、上下组织协调工作，要掌握现代、科学组织管理知识，统筹兼顾安排组织好工作，协调好站领导与各班室部门之间的关系，为站所创造良好和谐的工作环境、生活环境和社会环境。
（五）学习创新能力。随着国家改革开放深入、法律法规的不断出台更新、行业环境的不断改变以及工作要求的不断提出，种种现状对站所文秘人员获取新知识的能力提出了更高要求。作为站所文秘人员要树立“终身学习”信念，不断拓展自己的知识面和更新知识结构，主动努力学习其它相关知识，努力使自己成为一个复合型的人才。

五、作风素质，是做好文秘工作的保证。

作为一名基层站所的文秘人员，要成为张口能讲、提笔能写、无事能思、有事能办、精通各项业务的行家里手，具备“勤奋、冷静、求实、创新”的工作作风必不可少。
（一）勤奋。站所文秘人员工作的服务性和事务性，决定了其必须要有勤奋工作的思想，在工作中时刻做到腿勤、手勤、脑勤。要勤用腿，多跑、多看；勤用手，多写、多练；勤用脑子，多想、多思。学会主动地去发现问题，提出问题，考虑问题，运用主观能动性创造性地做好各项工作。
! a& m; I+ |+ k$ w（二）冷静。面对日常诸多琐事、杂事和一些突如其来的应急事件，作为站所文秘人员往往兼有较强的被动性,这就要求站所文秘人员养成沉着冷静的作风，遇事沉着，冷静应对，妥善处置。
3 b$ c. K4 ^( K+ P2 j" y4 g8 C1 \9 J4 W（三）求实。作为站所文秘人员，坚持说实话、办实事、求实效的“三实”作风是文秘岗位的基本要求。即文字工作要经得起推敲、会务工作要经得起检验、事务工作要经得起端详。领导交办的事要速办、办好；群众反映的问题要速查、查实，在工作中做到勤勉尽责、忠于本职、脚踏实地、求真务实。
5 X; N( L# _# \9 v) r4 E! s（四）创新。创新是推动事业前进发展的动力，站所文秘人员要紧跟时代步伐，立足基础、勇于创新，时刻保持工作敏感性，做工作上的有心人，善于从多方面的信息中,提出自己的新见解、新方案，供领导决策参考。
3 c# S, E# q; r# W* d- |+ _

6 E- F" `& k0 J3 U% U9 Y5 J社会的进步，时代的发展，人们的观念也有所变化，秘书的职能也随着办公室职能的多元化而不断扩大和更新，对文秘人员的基本素质提出了更多更高的要求：既要具有完成各种任务的有形的素质能力，又要具有良好的思想作风、工作作风等无形的素质能力。作为基层文秘人员，只有在实践中学习、在学习中锻炼，在锻炼中领悟，不断提高自身的工作能力、挖掘自身的潜力，充分体现文秘人员的岗位价值。
（军山所  付萍）

办公室是企业的窗口，集服务、调研、参谋于一身，是企业领导决策的参谋助手。秘书是办公室的一分子，如何才能更好地为领导服务，真正成为领导的参谋助手呢？本人认为：应该从以下几方面努力加强自身综合素质的锤炼和提高，才能不断提高自身的业务素质，更好地为领导服务，做好参谋助手。
一．诚实
    作为秘书，特别是文字秘书，必须充分认识到诚实的重要性，否则何谈为领导服务，做领导参谋助手。
2 _8 P+ P  `  O$ s; r% L    办公室作为企业的形象窗口，秘书人员的精神风貌充分展示企业的文化精髓。秘书人员必须时刻树立以诚待人的精神风尚，不仅要对领导忠诚，对企业忠诚，对自己的职业也要忠诚。秘书必须明确自己的服务对象是领导决策层，否则就失去了目标，同时要坚持实事求是的工作作风，如实撰写各种报告文书，如实向领导决策提供详实的依据，反之，就会影响到决策的正确性、可靠性、可行性，以致影响企业各项工作的正常运行。
    秘书承担着上情下达、下情上报的艰巨重任，一旦失去方向性，就会降低信息的真实可靠程度。
' V- l! e% U0 r* ?$ P4 x. D6 W  T二．守信
* K4 [! X! a) k- r; s- h# w    作为秘书，守信是关键。秘书必须充分认识到自身工作的特殊性。要时刻铭记信守诺言的重要。切不可仗势欺人，不要怀有领导身边红人的思想，要设身处地为领导着想。既然是秘书，就必须言出既行，不可我行我素，更不能随便承诺，蛇口吞象，既影响自身形象，也极大损害领导乃至企业的形象和声誉。
8 ^3 X: ~; {2 K, {% {    作为秘书，切忌假借领导旨意，滥用职权，特别是对基层颐指气使，乱下指令。
三．严谨
    办公室是企业的机要部门，秘书人员必须时刻树立严谨的工作作风，严守机密，谨慎细致。任何文书都有其机密性，作为秘书，每天都接触到各种文书、决策信息等资料。严守机密，谨慎细致，自然成为秘书人员必备的职业素质。特别是当今竞争激烈的市场环境，各种传媒极尽所能，稍有不慎就有泄密的可能，以致导致企业决策失去意义，引发不可挽回的损失。如此的秘书，岂不越参谋越乱，何来助手可言？
* C5 `% j. n* {1 U8 _9 S) Z四．勤勉
    秘书必须树立“四勤”意识，即手勤、腿勤、眼勤、脑勤。手勤就是手必须勤写，将各种信息进行综合分析、处理，形成书面材料提交领导参阅；腿勤就是腿必须勤跑，要勤于下基层，开展调研工作，及时掌握第一手详实信息；眼勤就是眼睛要善于观察，不求眼观六路面面俱到，只求对重点对象、重点问题进行细致地观察，以点带面，寻求问题地解决建议；脑勤就是脑必须勤记、勤思考，不断创新思维、开拓进取。
- |% `" }- x! K& o+ [2 |0 ]    同时，秘书必须戒骄戒躁，不断勉励、鞭策自我，克服人性骄傲的弱点，实现自我超越、自我发展。
  y* W6 e! U8 u  e: T# }五．服务
    为领导服务，最终为企业服务，为基层服务。这是秘书的职业定位。作为秘书必须时刻树立为领导服务，做好参谋助手的思想意识，否则就会主次颠倒，迷失工作方向。秘书要学会适应领导，而不是让领导来适应秘书。要善于观察领导的工作习惯和工作作风，及时调整自我的工作思路。
    总之，作为秘书，必须完全树立诚实、守信、严谨、勤勉、服务的思想意识，才能真正实现为领导服务的工作职能，做好领导的参谋助手，为企业各项工作的正常运行做出积极贡献！