办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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* o3 c- s8 Q) f5 A加强办公室建设与管理

: f. M7 V8 N6 J& v' e/ N& E7 a一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

- h  m) P3 P# y% r8 R' I三、办公室办会工作基本规范

. |  i, B* z; W7 c四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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% i3 G0 _5 G; Y# i! ]& j联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

1 _9 Q5 \, X3 K) U9 c职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

2 W7 J: [  v/ I: p6 ~6 A一、办公室人员岗位认知与基本职责
; f1 V* P2 q! C* t. d/ p
" V3 n# K6 s# ^: ]（二）办公室工作内容与特点工作内容：

+ ~8 o" e& y. u' }% q按性质分：

8 _9 z4 f* x& N( Z. s程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

' ?7 y8 T/ z2 s+ k* W# o办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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9 [: J0 ~; z5 I8 @/ j, Q1 x三）办公室人员角色定位

4 i5 k; f; n% V# Y0 p办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

8 l8 {3 f! `( `' I4 s/ |（四）办公室工作对人员的要求
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8 n/ j, ^& r2 u) M% M2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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! n) d% D: |( T& z3 X1 W% F, `二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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. `% B/ {; n6 ]2 Z& V, m政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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6 x! o4 _: a: k) \& e4 y责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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' ~# d) y; ?4 Y踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
. o0 l1 t: G4 n- e# U8 @! @# S/ l
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

2 f( U( Q4 ^! F, e  W调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
6 z) O* w, V5 u( N+ r
! g+ k% }. ^# }5 L, N8 b思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

# c) T& S. Y, [' |（四）办公室工作对人员的要求
3 @6 [9 I! s3 v8 J, s: q
: I, l. P) L: v3 P$ ~/ x* W- ~3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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3 K, G& ^0 H; m  A8 x注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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% t& g" j# F- T" q3 {) _调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

4 y+ E) Z" h5 t$ ~- k. c* ]% @（四）办公室工作对人员的要求
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6 v  o2 Q0 U5 V, [4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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4 F* W2 W+ f. s$ Q全局意识

( k/ Z! N. g; Y责任意识

创新意识
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奉献意识
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信息意识

4 D9 C$ J7 U6 G程序意识

6 i( ^& E$ g' ^! w6 X; j, c学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

5 T% w  b/ i+ \6 P# d# v领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

, G  w/ a8 v1 ]; h2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

* Y  S: D  G4 S4 F- p4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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' |4 F5 w$ J; D5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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  B. K5 b' C. V, R能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

; B  ?: @3 u9 N能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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& b& ^+ ~. o4 X  ~2 B  O# J/ W, G  }他的工作有条理吗?
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& T& I2 i% K! l, ^% N7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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4 M4 Z9 w. l7 Q8．他能否提高文件运转效率?

& G( s" R/ F  T$ S能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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! W% D( h( d$ e$ e领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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+ K6 m+ ]" t( B  O" r* j3 q$ P当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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& o6 V6 @9 n5 e2 e11．他对你的忠诚值得信赖吗?
, ]' @8 R( C6 w; S! [
3 v! t6 p5 ]. s  e' V+ Y- e你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

& a& ]2 z5 v; _* w是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

7 E1 l. T. ~0 g" f! R领导测评办公室人员的20道题目

/ m# Q( G0 ~# M5 Q13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

( |4 F2 Y5 D5 L& r3 V. c' j而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

7 b6 {0 h2 N( C  N. v/ B% v& c, P14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
( g0 r6 y( K8 N  [( D5 B$ z
, ^1 z' a- B( Y" X是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

2 |+ T3 q' o' _0 [  I9 V3 S能否准确地传达你的指示?

6 G& e% o7 o9 _: T  S2 Z: b能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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* m& L5 w. Y$ r2 D) W领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

" j5 f7 ~7 F6 }: X; r! ~8 G. a5 ^- N+ \启示……
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+ M, k- b% n) v0 C* B1 f二、加强办公室建设

- D1 h, |. a, X; t1 H+ I, Y（一）办公室建设方向

1 t7 k0 T' ^- i, _# K+ T! @6 L1、不断优化硬件和工作环境

7 r. k% ]; G/ f" K- z3 L# B2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

! ?4 c) ]" }- F: l: h4、大力倡导团队精神

$ B7 R, f- e6 C* v, R5 \（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象
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良好的文字形象

. _$ G) B5 g: e& A# j1 c* }良好的语言形象

二、加强办公室建设

9 K, j1 G; O" h2 c（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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* Z7 l7 W2 ~" }/ B2 D/ J5 I5 L; n1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

4 {; q  q3 I$ N# s/ X2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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9 w& F! N* R8 S7 Z4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

1 W% X; o, [$ n# d+ Q7 Z2 ^% @7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

9 e+ V- ?$ ]# x2 G9 ]8、不居功自傲，有容人雅量。

0 L" I: ]7 Y6 U! M8 _! I三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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" n# y# c) u; u1 U# ~, @* m, j2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

5 X, s" G) G* [（2）拟订会议议题

. h3 f( I7 A6 ?8 d, _3、拟订会议财务预算和会议方案

: B5 K# W$ t. s( ^6 Z7 L6 c2 ^（1）拟订会议财务预算

6 A' X  ^- ~: r6 |# e（2）拟定办会方案
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& f7 u# a; S! o1 |# c（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

6 k; S9 s1 s+ L+ ?) C9 E$ f) [4、确定会议的议程、日程和程序

3 \, Y' _: D; ^4 J  W" f- g( R5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

9 H- o; P( q4 p. k7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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# n, [7 S& z' R& e# E: d主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~