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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说, T" Z( S! [+ _4 B( ^; S% Q) V* `
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    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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8 E5 H4 s% w2 p8 q: d    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。0 g7 D( P/ }- r! P# y+ J

/ C& B& D8 B  E: h7 T# S5 H    秘书一词的来源: E" j1 L2 ]* _! y

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) g2 q! Y. p7 a! F" t  \1 Y, v1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。+ P* m! j8 n; [  q4 y* ^9 R7 w4 S
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2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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) l, |- V) I0 m) v% w- A3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
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4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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    秘书的类别
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; L$ c7 R) l. y1、从服务的对象上分:) i7 Z: C4 F8 ]$ R
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2、从所属部门来分0 Y6 {" u% j6 E! `8 V2 V6 s

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" X' H9 T) M1 Y: }( K& h6 h: ~5 ]$ }5 h3、从具体的工作性质分
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    (1)文字秘书
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    (2)机要秘书
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2 L+ J  `5 Z8 z# a5 |* t: b    (3)通讯秘书
" f. Y* d# I" R3 N, \+ {" [5 b% n& [3 u
    (4)信访秘书
+ ]3 K. Z" \  L" K( e: E+ z. L( k; L# L
    (5)事务秘书  r# o; U1 l0 l; ?8 n; Y
  F8 I/ u  \  ]
    (6)生活秘书
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# Z; Y8 {! E" E  x    关于秘书机构
" C. a; q% S  l. _& n7 G0 q( I3 E) u! W' H
    (一)各级秘书机构
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' }% n8 q2 P: n! @
1、中央机关的秘书机构
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3 e$ {1 Q% `" ]4 f! ?  B9 t5 ?
% C  V3 [; B, n, |/ c: k% V2、省、市、县机关的秘书机构
! L, W& Q" {$ x& {- Q- Y, V( }
; r! r1 j, P3 n( y: I8 m
2 @0 p! Y" x" M- m0 \) r3、基层单位的秘书机构$ x0 C+ q9 J0 W* G: {

! h1 H- |! U* N9 g- e: |7 l    (二)各类秘书机构
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. g$ F6 n7 m# ?8 P6 Y  N
7 Y5 u3 x$ ^- ]& R1、人民解放军系统的秘书机构
7 o. h# O2 R* J6 p! R" }9 f% h8 o/ I$ ]: U: O

. W& L7 E, y- [. |2、企事业单位秘书机构1 J( V; z& Q9 W* c6 I0 ^& i: L9 `

; P: t% B+ ?5 \$ K5 L6 ], l5 ~1 J1 L+ n+ [% t4 Y4 p: C4 @
3、民主党派
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8 d' Y' _% F/ ~4 u  o; j2 q4、人民团体$ l+ a5 A6 ?0 B( f1 X

6 m$ G4 t5 W! A  ^% D4 g: |0 N    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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, X9 j& t7 q4 }, S' L    二、秘书处的工作性质
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    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:% @" W* @. e+ Y
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! o$ r! e" M1 L( `& f1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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+ O8 x6 [" b0 m+ K  f7 A2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
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( J0 b$ e7 y% x  r4 X. D" C3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
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  H: e) U6 a  o7 T: \$ _& z4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。; S$ {" O- a( e1 W
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    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”4 T1 t+ s* v# x

# L' k" z- a4 p& c6 W$ b. ]    三、秘书人员应具备的素质* Y! {1 ^6 j+ b* \  q

8 R7 n: {1 g$ J3 T0 `    (一)、基本素质
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, T  @! ^2 n& q+ s1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个- e: v) X  O8 `/ J! f& M

: ~# u5 W( b3 ?* R3 K    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。2 B& [( K; S6 T% c. i9 Y

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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左' O9 A4 r* P( a. k
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    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对2 Z4 d- r' J8 W' K
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。6 u$ J4 a, Z+ F- ^: _( y6 i

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' ^# m: M0 E6 T% E6 @6 r3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
4 p) O$ k8 X7 \1 m- T! u& P, t4 ^
$ V3 i  r' l; j: c2 s    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。) y$ p' ?- k" b% K
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    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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