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网友提问：
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$ c$ K# u* r! J1 f% q现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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& l! K- d: R& t/ t' o* o1 `老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 8 r( ?! j9 I. Z
: t0 c9 k" `3 Z2 k4 C●使会议开得卓有成效 ' G* i3 ?. l& w; l" d/ p
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1 D' Q6 Q4 y! i) [/ `, V2 a# c 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
A. e( k/ Y/ L0 \2 O 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 8 ~& _2 W4 i) p$ H U
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ( _% e5 r: s8 ?% ]6 Y3 Y
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ) A4 S$ i+ Z+ C% \$ e
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 1 D d' }$ ~! k+ _
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
) j$ [" G" y; H+ E 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ' b- Z- V8 ?+ B: l2 r. w- K, [
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
4 t" B/ k, H1 _# q 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 9 w% o7 c9 f. ?" Z2 e, D/ w8 \
10.信息要加以选择，避免过多。
8 v& P9 s5 v- D2 w1 i- u' B9 N 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 9 }" |3 J' m% C
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
0 t: t3 W% d. T$ O: x! P 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 # `+ R$ A) W" x4 S
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
, D }6 x @: Q7 e" u0 t# W2 }0 V 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 " h% w- U8 L( x6 s: S# G5 S
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 " `1 C- I9 G8 E- m. V9 y, P8 g
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
( ?- j I+ x$ g- u4 M2 W 18.会前先拉几个盟友。
% P$ {' f3 A2 a' s; ^ 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
. c0 c5 w2 a+ R' O) {( W7 W 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
; v" `: z: n3 ` z ●会议准备
' ?2 n4 m/ J2 x! T7 A: E 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
- b+ L/ y( J6 N: A6 e; L5 i3 j 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 [- x9 ?8 h. f. x- X+ @
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
2 w6 r9 a! C5 x3 o3 k 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
) g1 L2 C3 m" F. o; |. p1 u8 S 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
& s6 a2 D- K. e- t 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 - C9 u; H6 S7 ]6 P( h
26.任何议程变动都必须通知主持人。 $ y; r3 b, k5 f' C, x
27.议程要尽可能短小简单。
+ o4 b% D( I- D( N8 L0 { 28.尽量将议程限制于一页纸上。 % x7 Q* `& f% J1 e1 Q
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
$ S* L6 J6 P' R, s7 Z! W 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
! ^. H! G; v) F* A: [ 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 7 k, F: h b' |& c
32.必须将电话转移出会场。 6 \3 E1 A5 x; e7 {& `$ k, y3 `
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 6 Z& c% P0 Y2 p( S
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 9 A2 b% V9 h# }1 n; @* R# N1 ~
35.要找个确保没有干扰的会场。 : C2 V9 z( q& S5 H3 \3 a! S* i9 F
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ' G( W3 h6 W+ w: r8 \. S; ?/ Q5 v
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 " v" Z+ R4 g' o
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 . o5 ]/ M/ }" m
39.座位之间应有一臂长的间隔。
0 n# U2 y- A3 j: v2 V- s 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 3 s- h4 C. I1 m$ p K. L7 ?- R3 Y
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 5 ?, g8 g2 k# ^/ a# c* u
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
) v( N, ?: G2 S' S 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ' w+ _1 x* F( Y* A {1 j
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ( v9 |! U& q% C6 t9 a
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
) T5 j; E5 C2 n/ k% b! J" R 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
3 l# `& r ~% [, I( m ●出席会议 + C) B& {: Q' K* ^
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
" O% {+ S3 M0 a! w 47.会前拟出自己的发言稿。
& r; x; C( E8 M4 z4 }& g* D 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 + c8 N( L$ @; i4 y" \8 [& I
49.要保持积极的脸部表情和音调。 ( K) L# h/ i+ l) a5 Z0 B4 [4 C
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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) T8 }1 g. C0 m 51.开始发言前先作深呼吸。
/ A, `6 d: V. \" i( p: M 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
3 {, @9 m" @* y9 L' ] 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 - Y, W7 @, R! T' t
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
3 U0 @# n) S' M' g5 ` 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 7 }' B \( U& ?# K% X; S
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 + B! {" v1 Q+ g( A9 M1 g e" I
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 R$ A, `! A, A0 f9 Z
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 / t2 P8 d: V$ Y! A5 o, g' ]5 x
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 8 n& E( A, y0 R9 ]! O% U
60.必须按照议程顺序作会议记录。 3 V- f$ k8 x6 \* h9 v
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 2 d2 g" B: y% M S4 ]2 m8 J
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 3 D! u# {2 x7 X3 c
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
8 {$ d- l5 e* J, r* }$ m ●主持会议 $ G# A% ~4 }- j9 |$ M0 N5 ` b
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
5 U* M6 @. u) d. v3 y 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 8 h, t: @# u" U; {
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
2 {8 a2 W! p( u 66.尽量于会前认识新来者。
. D8 z! l6 r6 m2 o/ ? 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 ; a/ t7 e, q5 g% p$ g' s# M9 ?. { B
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
! L8 g" Z) @. M) {+ N5 \/ ?5 s 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
* I2 F: ^3 t$ @' y 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 7 l& G; ?+ i. w$ N! y2 B) b. P
71.要制止支流辩论和私下交谈。 $ s. g& B* A1 ]/ k
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
* {6 S, Q( a w) S B M# l 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 6 o) z g9 D9 C2 p: _) Y
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 6 E( h' R- g: {$ f; t
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
5 [1 H6 X- {9 U, p" i/ K: j 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
T& D. l8 r/ @ 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ! x R5 [8 b2 B! f
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 7 I' C I, [& M% @5 {( e2 s
79.必须清楚每次会议的规则。
) L1 J) t; f& s! A8 }5 S, } p 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
, `2 c. j( p2 i9 ?. t9 U 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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