会议类文书中的会议记录及范例/ X& T- e$ V! Q) f' |
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一、会议记录的含义、作用和特点* f" W7 G; z. J
(一)会议记录的含义
5 G7 P6 l, m4 f7 _; q1 R" Q8 t4 { 会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。9 Z4 s! S3 n4 m F1 t8 ^& C7 t
(二)会议记录的作用* V& u2 u8 h5 t, g& ^
会议记录的特点体现在三个方面：
$ ]* ]5 X% ~& a( N: M0 }1．依据作用
( q, {1 J1 Q$ b- \) Y0 X$ t, N1 I 会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。
* ]$ V7 R( y! b1 F }! V8 n2．素材作用8 w$ e, Q( W. a' K9 A3 c' E
会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和纂改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础。" H0 T; h/ j1 [$ R
3．备忘作用
- H+ P+ Q3 y0 b8 B3 Q' c 会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时作出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。
8 ], \8 w+ x! [6 t# A% H( A(三)会议记录的特点* |. G2 _5 \, E) ^1 H1 f9 P
1．真实性5 s3 E: i# ^, G. j q5 |
会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴。
; }# { q# e8 l, i: {2．原始形态性$ i0 q. p& M8 u! L. P
会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始，就是未经整理，未经综合。在这一点上，它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的，但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别，但在存在形态上，会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。
# ]6 L f$ t* n* y8 S4 N: b3 _# s3．完整性
3 w4 d; Q3 q5 Y O5 C) p: @+ { 会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。1 f9 K1 ?) V7 a5 S
二、会议记录的写法/ A. m- H1 A& @' _ f
(一)标题% L. Q! G. K1 K& ~1 v
标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。
* c a4 q/ a6 d* M* Y/ h(二)会议组织概况
2 l& b# N2 Z5 x$ ^$ S1 k1．会议时间
! p+ k9 s% ]/ D8 Z* R3 V a 要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。6 G9 D3 N3 f" \6 `* _% u6 ]
2．开会地点/ {+ ^" u, h: I/ K# j- t* j
如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。
- V* Z# N$ ~ C. D: p5 p8 y4 q3．主持人的职务，姓名5 {* Q) t6 O- h4 {
如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。
: ~" a: a1 l9 c) L5 c4．出席人0 N( s- ? R+ J6 k- t6 e
根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。% H) R6 S8 a1 s7 ^
有时可以只显示身份和人数，如“各院系党总支书记和直属党支部书记31人”、“各部门经理”、“全体与会代表”等。
4 x c* p5 X, D4 {: `& L8 F 如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。$ Z" f) U# ]" X# B; n. T+ K. \* ]
5．列席人. U8 X- W) z6 T8 {' R! }
包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。 x! u3 p% U- ]0 `
6．缺席人/ K1 P9 L! T$ H, {( [* g
如有重要人物缺席，应作出记录。1 U1 ]9 g! x5 c, V7 W+ |
7．记录人" C4 [/ k, i, y4 i9 A1 C _1 I
包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。0 w8 o& A( m$ A
(三)会议内容
9 u3 N% t- i) f9 r2 H, `* f这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面： 0 ~7 } E4 s4 R: I5 q2 U, A
会议的议题、宗旨、目的；5 [( |9 {7 _6 p+ m! S
会议议程；
, m' e0 L! q- W3 M8 P会议报告和讲话；
* \# S) E3 ^9 Z& ^( s* U" |& L会议讨论和发言；
$ K% I9 S2 E5 X5 T) [; G l会议的表决情况；( q0 t1 v8 Z/ {# D" }
会议决定和决议；4 E: q# f# t9 Z
会议的遗留问题。
5 w7 W1 V' y3 v7 x2 t" ?2 }这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。
`; W- x1 K _; m/ g/ V0 { z(四)结尾 ~7 M, V6 U, ?/ w' U5 ^+ A8 r8 c
可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。
& ~2 Y* F4 l5 ^, h 最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。$ M; g4 b8 F% i* g
【 范 文 一 】
# E' r0 g' l2 I5 k- @××市代表团第一组会议记录) }* U6 v0 m" k& G i8 p
会议名称：小组会议1 g4 p/ _# \4 I2 h3 G6 o9 z
会议议程：讨论《政府工作报告》0 X/ D }2 c; j
时间：3月11日% R, K+ _# m# k& {! }8 ^6 G
地址：第二会议室
/ P& v5 n8 a# d0 _主持：刘××7 x4 D* X& s, z! y7 S/ ]
出席：全组代表13人! z9 R* A: ^% p, Q
列席：××日报社记者
. m) f5 }5 ~7 Y' y 许××代表说，××县教师去年几次闹事，主要矛盾是上边给政策，下边没有钱，老师的奖金不好兑现。应当说，东辽整个教育工作在全省不算落后，最大的问题是经费问题。农村中小学除人头费外，其余费用都是由农民负担。在5％的定项限额中，拿出12％给教育，比例不算小，有800多万元，可是去了人头费，剩不下几个钱。去年上边要求给教师增加补贴、资金，县里拿不出钱，经多方筹措只兑现了一部分，因而引起教师不满。教师们说，教育是治国之本，教师的地位提高了，为什么连奖金、补贴还解决不了？最后财政拿出一部分，乡镇拿出一部分，学校勤工俭学解决一部分。勤工俭学一块绝大多数没有解决。越是穷的地方，问题还越多。$ v3 p$ x) u! {
赵××代表说，从××区的情况看，近几年教育事业发展比较快，二部制的问题解决了，倒 房的问题也基本上得到解决，但是教学质量普遍不高。区内7所中学，唯有三中好一点，小学上中学非常困难。在我们那里，学生进好学校要多交钱，转学也要多交钱。好的学校超额，差的学校没人愿意去。家长对学生读书也失去了信心。条件比较好的东山校，其实那里的老师也很可怜的。有时买粉笔没钱，平时上市里开会，车票还得自己报销。靠老师们轮流在收发室卖冰棍，洗理费也只能发2元钱。
& O+ }& I2 n7 Q2 b! B! k3 z* O0 B; S6 i 吕××代表说，从1984年到1988年的5年间，全市教育经费支出12554万元，是建国以来投入最多的时期，与其他各项社会事业比较，也是追加投资最多的。尽管如此，教育事业的困难还是挺多。全市不包括两县，超编教师达690人。一边是教师超编，另一边是能干的、水平高的教师又特别少。这说明教育本身的大锅饭比较严重。教师不管水平高低，能力大小，够年头就评职称，就长工资。这样不利于鼓励教师钻研业务，提高素质和水平。解决这个问题，光靠财政不行，要在教育系统进行优化组合，富余人员去开辟新的创收门路。要在实行校长负责制下，实行教师聘用制。
% E- h7 ? o0 l; v) T0 S5 q0 B 王××代表说，目前，在教师和科研队伍中，滥竽充数的太多了。只有初中毕业学历的21岁小姑娘，也成了助理会计师，28岁的高中毕业生也得了个工程师的职称。! |4 Q5 m# f% K9 O5 T
王××代表气愤地说，和这些人平起平坐，我真想把自己的工程师证书扔了。1 ?6 n5 b/ Q6 ^( k) x+ J
谷××代表说，目前教育方面存在的问题比较多，也比较突出，已经引起了上上下下的高度重视。从现在教育的状况看未来是可怕的，特别是学校的思想政治工作，德育问题亟待加强 。) Y% t6 I! b% G2 F) C7 T
于××、曾××代表说，现在师生压力都比较大。一些年轻教师向钱看，不安心工作，学生两极分化。我们建议，要切实加强学校的思想政治工作，加强共青团和少先队建设。今后在招生时，对班级团、队干部的分数应适当放宽，以便调动、鼓励他们参与管理学校的积极性 。希望省里在这方面作出决定。
/ B- C4 K" G& {/ ^: ^( @6 B' A: C ——选自郭枫、郑崇田主编《实用写作宝典》，延边大学出版社1997年4月版。; W: j$ X U( R! r0 [
【 范 文 二 】0 N/ E3 A( [' i5 M$ F7 w- ~! ~. T; t
××市城南开发区管委会办公会议记录
. w, Y. ` J2 M% a时间：1995年4月8日上午' w+ w4 |, Y% }5 h* {
地点：管委会会议室! ?1 {6 q8 G2 R" e# N' X! }
主持人：李××(管委会主任). k- U7 ]4 K/ W
出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副主 任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室 宣传人员。街道居委会负责人。
; @8 S. \6 G# L4 Q列席者：管委会全体干部
2 ] }2 w9 O/ r1 N记录：邹××(管委会办公室秘书)
( F$ `/ _! y6 g% J: i6 ~( D- r讨论议题：4 K) W2 l6 z) V
1．如何整顿城市市场秩序。0 g$ N# X3 F' F
2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。
# ^/ f/ G% u& d 杨主任报告城市现状：我老秘网区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究 ：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容……
6 ?# g4 q8 @1 H4 F2 [ 讨论发言(按发言顺序记录)) y/ r) x" L I, p
肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。
; E$ k" i5 N; R3 k 罗××(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。……只要大家齐心协力问题是能够解决的。8 ^0 \5 p- Q' N
秦××(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。
6 N% R, u2 {$ {3 E7 G 李××(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施……今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。
0 W' s0 s+ b) ?$ k, Q 陈××：对犯规者一是教育，二是逗硬。“不教而杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。
' s2 t6 l) l1 i" v 周××：城市管理我们都有文件、有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓，其他部门配合抓。居委会把居民特别是“执勤老人”(退休职工)都发动起来，按七号文件办事，我们市区就会文明、清洁，面貌改观……' i4 e/ Y& a# S* z9 b
与会人员经过充分讨论、协商，一致决定：9 X8 p6 p# E& O8 g+ \
1．由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第二周行动，监督实施，做到坐商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。! i% b b, s6 x" b
2．由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查。然后召开一次施工单 位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者，坚决照章处理 。
& J3 z- O0 m! p5 g. B散会。
# P+ e i, t4 n9 c7 i2 w主持人(签名)
- q9 Q, I! f e0 l/ ]9 h. H记录人(签名) S; {5 I3 S4 K$ i2 }, g: L) U
1995年4月8日: I5 t" G' [( A! s, f% d" {6 l
——选自刘汉民主编《现代应用文写作大全》，四川人民出版社1999年5月版。
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