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( `. |& C; S [8 p' F* ^& w 一.总则
* v3 n; b) C) z! G! t 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 9 i! i+ d7 Z( D
本办法适用于全公司各部门。 ( c0 X3 t: z+ w# A1 W* E' ]
二.对外接待范围
) A* ^0 M" _0 x& E3 K& v 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
$ P2 C: a$ t" {4 Y 接待的对象分为内宾和外宾。
/ |5 d H( T5 D# F6 \ 三.对外接待部门
- H9 Z) E$ H% u/ W1 @ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 6 y- J p7 C% ^( O+ c C: j5 {
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
# N1 ~$ q v; @% Y 四.对外接待原则
3 F: K# u4 f* g! I 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
! o/ b, I* g. n$ Q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 U8 I$ |1 g" q3 ]
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
8 v; y5 q- p( n; Y) b8 M* R z 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
. @# N# k9 r% A& s. z. o! I- q5 e 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 6 C$ ~: u" A6 C) e: K* z' o
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 * z8 N8 D/ `# p' S* t
五.接待规格的确定。 , |" l- @, [9 p0 J' f% E6 o& \
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
) g5 T8 K$ t4 j9 C v* f 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 % O: z& \4 i) w a
六.接待礼仪 7 f. E% h, w# v) T" R" o
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 " u/ I* I/ T; x. _
2.接待：主动起迎，问明来意。 + L& G1 l: _. q+ w
3.安排交谈地点：
7 u3 {9 K4 m' L l ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； . E$ G( }; z- i
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； # [. k' k: N: O3 J5 J
⑶切忌让客人久候而无人问津。 , w ^9 Q" p& k2 m$ C' N
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 9 n- K1 J3 ?1 w7 H
七.引见。
( D1 p" h1 a9 ^* ` 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 1 B2 W2 N, f" S% N
引见顺序； U0 W' [ b4 C- J/ w8 O
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
0 g2 ^3 B/ f% ~& ?# M E/ w( Z/ D' d ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 5 v H1 N$ W3 ]- Z0 t! P
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 . x4 f, ?, w3 _
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
6 |& t, @* u9 F7 Z( [' ? 八.行路。 # o, g# b) y; a0 i
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 C" y8 w( k, |' e$ Z) l 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； " ?) s- G" C3 {! S- ^% q
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
" W& i; @) s7 C 九.其他。
2 f$ y8 y9 I/ l' l$ N 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 4 b! X7 B$ t$ X$ X/ Q+ ]
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ! U( q: n: j4 o* T- T% P; ~
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 * }3 t$ X8 |6 R" F
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 M5 P" O, U3 X6 l! B P
㈠接待内宾。 " ~) B9 h N" N% Q
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
8 Q& N3 M! f* k 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 8 @# F, D' S- G7 u* m2 _: l6 b& w
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 q6 D) c$ @" J0 S! S1 D
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
4 ]% @: e9 F; k8 C; s) z4 \" f 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 6 @+ F6 r3 ` | k
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 . H7 d# ]' j9 J4 k9 Z6 }* ~
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 {/ P, i( [5 d
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 U- G; u8 b6 F# m
㈡接待来宾。
+ N% q$ K) C( c7 ~ j- M+ q2 R 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 8 x2 X, r2 m4 V( I. f& ]! U
迎送。 ; h6 r7 X" L' Y; I: [- R
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
6 M' M( x) k8 A, k' v( U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ) p5 q8 \$ F4 i" `
会见会谈。 - j/ f* l/ Y6 x7 T( v
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 6 `& H1 P& d: u3 l8 V3 d
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
; q0 P; N4 K+ D, Z$ u6 |7 T { 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 4 ]: o/ {( K/ K9 [
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 6 p: N8 E1 o5 `" h7 p- K. M
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 / n1 v8 u2 D/ e0 l
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 % {3 y1 w1 w, B
宴请。 & I d4 u- l# Z+ O8 O4 |
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 9 z( D9 {; \! \) g6 [8 `4 O: C
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 0 V" l$ Q% a% E" N
文艺晚会。 2 d! \0 M0 j) _8 J
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
. h. b9 ~' y2 h$ V 参观游览。
% T* F: M% C3 d# H# T4 s 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ; Y& |6 l: t/ b5 L- X6 y; u
接待标准
9 ? j/ }; Y1 w1 ]; |) v ⑴用餐标准。 + U M* v8 L. U* R: v- i; S
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 # \7 s! x, D7 b2 c
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
% O% z: Z* ]! U/ u/ Y 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 9 y# {+ {) C7 U# S+ }0 U' P
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
: M& U# a* d0 s* d 5、常客 员工标准
% t% M9 \. t4 [2 j (2)住宿安排。
7 ^& k1 z2 v0 f q 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 - c# T. F' k3 x, N( m! T# m( ~4 k
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 " p* S, h' ^/ S% }# r
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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